É um fato inevitável que toda empresa precisa preservar alguns documentos, sejam eles físicos ou digitais. As razões para isso variam desde o atendimento às regulamentações fiscais até demandas relacionadas à questão societária e às exigências de conformidade para a análise de negócios. Contudo, manter essas informações em arquivos físicos pode ser uma operação dispendiosa e ultrapassada.
A prática de armazenar documentos em arquivos físicos é comum em empresas de todos os portes. Geralmente, começa com um pequeno armário que ocupa um espaço discreto, mas rapidamente se transforma em um problema de grandes proporções devido ao aumento do volume de documentos e à dificuldade de organização.
Por que os arquivos físicos estão em desuso?
A manutenção de arquivos físicos exige recursos financeiros e operacionais significativos. Com o tempo, é necessário contratar profissionais dedicados exclusivamente à gestão documental, alugar espaços comerciais para armazenamento e enfrentar desafios relacionados à segurança das informações. Além disso, arquivos físicos estão sujeitos a roubos, danos causados por desastres naturais, como inundações e incêndios, ou mesmo pela ação do tempo.
Os gastos com armazenamento físico são apenas a ponta do iceberg. Outros custos incluem:
- Custo operacional: Empresas precisam de colaboradores dedicados à organização, classificação e acesso aos documentos. Esses processos demandam tempo e recursos, onerando ainda mais a organização.
- Morosidade interna: A dificuldade de localizar rapidamente informações em arquivos físicos pode atrasar projetos e prejudicar a tomada de decisão.
- Necessidade de espaço: Com o aumento do volume de documentos, torna-se necessário designar espaços específicos para armazenamento, limitando o uso do ambiente para outras finalidades.
- Riscos elevados: Documentos físicos podem ser perdidos ou danificados, comprometendo a segurança e a continuidade dos negócios.
A Interede oferece serviços de servidores em nuvem que solucionam os desafios associados aos arquivos físicos. Com a alta disponibilidade e tecnologia em Edge Computing, é possível armazenar todos os documentos de forma segura, organizada e acessível. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Acessibilidade aprimorada: Documentos armazenados na nuvem podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, garantindo agilidade no fluxo de informações.
- Redução de custos: Eliminação de despesas com aluguel de espaços físicos e contratação de profissionais para gerenciar arquivos.
- Segurança robusta: Proteção contra roubos, desastres naturais e perda de dados. Nossa solução utiliza criptografia e backups automatizados para assegurar a integridade das informações.
- Organização eficiente: Documentos são classificados em pastas digitais, permitindo um controle mais fácil e eficiente dos dados.
Adotar os servidores em nuvem da Interede é um passo essencial para modernizar a gestão documental da sua empresa. Além de facilitar o acesso e a organização, essa tecnologia contribui para a sustentabilidade, reduzindo o uso de papel e espaços físicos.
Não permita que os arquivos físicos se tornem um obstáculo para o crescimento da sua empresa. Entre em contato com a Interede e descubra como nossos servidores em nuvem podem revolucionar a gestão das suas informações.
